TEKNIK PERSIDANGAN HMI

TEKNIK PERSIDANGAN HMI

Oleh: Ali Ahsan Al Haris

A.      Pendahuluan

Setiap persekutuan (perkumpulan) dua orang atau lebih yang bekerja  sama untuk mencapai tujuan bersama dan terikat dalam suatu ikatan hirarkis, di mana senantiasa terdapat hubungan antar sesama (atasan dan bawahan) disebut organisasi. Karena itu, secara hirarkis organsasi merupakan wadah kegiatan administrasi. Manajemen dan proses antar personil yang ada didalamnya.

Dalam melaksanakan seluruh aktivitasnya, sebagai upaya untuk mencapai tujuan yang bersama organisasi itu, senantiasa bertitik tolak pada peraturan-peraturan (hasil keputusan musyawarah) yang telah ditanamkan dalam organisasi dan dijiwai oleh seluruh anggotanya. Keputusan-keputusan yang diambil dalam persidangan tentunya merupakan kebijaksanaan organisasi yang harus ditaati oleh anggotanya.

Penguasaan tata cara persidangan merupakan pengetahuan yang semestinya dimiliki oleh setiap pemimpin maupun anggota organisasi, karena persidangan akan melahirkan keputusan-keputusan merupakan faktor dominan dalam menentukan laju organisasi, bahkan pemerintahan dan kehidupan masyarakat banyak. Selain itu, persidangan dalam segala aspeknya merupakan hal yang harus senantiasa diperhatikan, manakala suatu organisasi yang tidak mau terjebak oleh keputusan-keputusan yang kaku atau mungkin merugikan orang banyak.

B.       Teknik persidangan

a.    Pengertian Persidangan

Sidang adalah pertemuan formal suatu organisasi guna membahas masalah tertentu dalam upaya untuk menghasilkan keputusan sebagai sebuah kebijakan.

 

b.    Macam-Macam Sidang

Ditinjau dari segi pesertanya (Instansi Pengambilan keputusan) Sidang, Sebagai Berikut:

Ø  Sidang Pleno

Ø  Sidang Komisi

Ø  Sidang Sub Komisi

Sidang ditinjau dari struktur (Jabatan) organisasi terbagi menjadi beberapa macam antara sebagai berikut:

Ø  Kongres / Muktamar / Munas / Mubes

Ø  Musyawarah Daera (MUSDA)

Ø  Konferensi

Ø  Rapat Tahunan Anggota

Ø  Rapat Kerja

Ø  Rapat Presidium

c.         Syarat-Syarat / Unsur-Unsur Persidangan

Ø  Tempat / Ruang sidang

Ø  Waktu sidang

Ø  Acara sidang

Ø  Peserta sidang

Ø  Perlengkapan sidang

Ø  Tata tertib sidang

Ø  Pimpinan dan sekretaris sidang

Ø  Kesimpulan/ keputusan sidang

·         Tempat Sidang

Sebagai pertemuan formal, sidang memerlukan tempat yang memadai, agar sidang berjalan dengan lancer dan tertib, serta tujuan yang dikehendaki dapat tercapai. Karena itu, persyaratan di bawah ini perlu mendapat perhatian, seperti:

   Ø  Tempat yang representative (ruangannya luas)

   Ø  Ruangan harus bersih dan sehat

   Ø  Keamanan harus terjamin serta tersedia saran pengunjung lainnya.

·         Waktu Sidang

Sebelum sidang dilaksanakan, faktor waktu sudah menjadi pertimbangan. Karena itu, disiplin waktu bagi semua pihak (majelis sidang) merupakan salah satu faktor yang turut menentukan kelancaran tercapainya tujuan dalam sidang.

Oleh sebab itu, waktu sidang hendaknya ditentukan sebaik mungkin, sehingga tidak memberatkan dan menjenuhkan para peserta sidang, seperti lamanya sidang, waktu istirahat, waktu sholat, dan lain sebagainya.    

·         Perlengkapan Sidang

Dalam melaksanakan persidangan, yang harus diperhatikan adalah beberapa perlengkapan yang sering dilakukan dalam persdiangan antara lain sebagai berikut:

Ø  Palu Sidang

Ø  Kursi dan Meja Sidang   

Ø  Podium

Ø  Pengeras Suara dan lain-lain

·         Tata Tertib Sidang

Agar acara persidangan berjalan dengan lancar, maka diperlukan tata tertib yang mendukung terciptanyakelancaran tersebut. Dengan demikian perlu disusun tata tertib yang menyangkut:

             Ø  Hak dan kewajiban peserta sidang 

             Ø  Peraturan mengenai keputusan sidang 

       Ø  Peraturan hak suara dalam persidangan 

Ø  Peraturan pemilihan pemimpin siding dan sebagainya

·         Pimpinan dan Sekretaris Sidang

Pimpinan sidang adalah salah seorang yang memimpin jalannya persidangan, dan dipilih dari dan oleh pengurus serta anggota. Sehingga sukses tidaknya sebuah persidangan tergantung dengan pimpinan sidang yang memimpin persidangan. Oleh karena itu ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh pimpinan sidang, antara lain  sebagai berikut:

Ø  Mengarahkan sidang dalam menyelesaikan masalah

Ø  Menjelaskan masalah yang akan dibahas

Ø  Memberikan kesempatan kepeda para peserta untuk  menyampaikan pendapat atau gagasan serta menyalurkan aspirasinya

Ø  Peka terhadap masalah yang  berkembang

Ø  Tidak mudah terpancing (emosional) dan tidak memaksakan kehendaknya

Ø  Menyimpulkan dan menjelaskan hasil-hasil keputusan yang diambil serta mengusahakan untuk mendapat kesepakatan dalam pengambilan keputusan

Sedangkan sekretaris/notulen adalah seorang yang bertugas mencatat semua hasil rekomendasi maupun keputusan yang dihasilkan dalam persidangan dan segala hal yang menyangkut dalam persidangan seperti peninjauan kembali, atau hal-hal lain yang urgen untuk dibahas dalam persidangan.   

Syarat-syarat pimpinan sidang

Ø  Mempunyai sikap leadership

Ø  Mempunyai pengetahuan yang cukup

Ø  Bijaksana dan bertanggung jawab

Ø  Peka terhadap situasi dan cepat untuk mengambil inisiatif dalam situasi kritis 

Sikap Pimpinan Sidang

Ø  Simpatik dan menarik

Ø  Disiplin

Ø  Sopan dan hormat dalam kata-kata dan perbuatan

Ø  Bersikap adil dan bijaksana terhadap peserta

Ø  Menghargai pendapat orang lain (peserta)

Sebab-Sebab menjadi Pimpinan Sidang

Ø  Karena jabatan atau kedudukan

Ø  Hasil rekomendasi dan keputusan pengurus harian/presidium

Ø  Di pilih oleh peserta siding

·         Keputusan Sidang/Kesimpulan

Keputusan atau kesimpulan sidang merupakan hasil dari seluruh proses dan pelaksanaan persidangan setelah diformulasikan dari semua pendapat peserta sidang yang kemudian disepakati bersama. Dan keputusan inilah yang kemudian dijadikan bahan atau landasan bagi anggota organisasi dalam pengembangannya.  

d.             Pengambilan Keputusan

Agar keputusan tidak bertentangan dengan kehendak dan tujuan organisasi, maka keputusan harus diambil dengan jalan musyawarah dan mufakat. Karena itu langkah-langkah untuk mengambil keputusan bisa dilakukan dengan sistem demokrasi (suara terbanyak), prinsip aklamasi dan berdasarkan kompromi (Lobying), yaitu dimana para peserta dan pimpinan sidang terdapat kesepakatan. Untuk mengacu kearah prinsip-prinsip diatas, dalam siding dilakukan proses :

Ø  Kualifikasi    : Saling menyatakan pendapat diantara peserta

Ø  Interpretasi : Penafsiran pendapat agar diperoleh kejelasan

Ø  Motivikasi   : penggunaan alasan yang logis

Ø  Integrasi      : Pernyataan semua pendapat, sebagai kesimpulan yang dapat diterima oleh peserta sidang, serta dijadikan sebagai keputusan sidang  

e.     Move-Move Persidangan

Dalam persidangan bisa muncul move-move yang dapat meramaikan persidangan, bahkan digunakan sebagai alat untuk memenangkan siding, seperti:

a.                  Schorsing (Penundaan) untuk sementara atau dalam waktu tertentu

b.                  Lobying (obrolan-obrolan) antara peserta dan pimpinan sidang dalam waktu tertentu, untuk mencari kesesuaian paham yang tidak dapat diambil dalam persidangan. Kedua poin ini juga dilakukan apabila dalam persidangan mengalami jalan buntu, atau peserta sidang mengalami kelelahan maka dilakukan schorsing.

c.         Interuption (Memotong pembicaraan)    

Dalam persidangan, sering terjadi usaha pemotongan pembicaraan dari seorang peserta terhadap peserta lainnya atau pimpinan sidang sekalipun.  Dalam upaya inilah digunakan istilah “intrupsi” yang pada hakekatnya meminta kesempatan untuk berbicara. Ada empat istilah intrupsi yang sering berkembang dalam setiap persidangan, yaitu:

   Ø  Interruption poin of order (meminta kesempatan untuk berbicara). Istilah ini digunakan oleh peserta sidang manakala yang di intrupsi, baik peserta atau pimpinan sidang, dipandang melakukan pembicaraan yang menyimpang dari masalah yang dibicarakan.

   Ø  Interruption poin of information (meminta atau memberikan penjelasan), Pemotongan seperti ini dapat dilakukan peserta terhadap peserta lain atau pimpinan sidang, untuk diberikan atau memberikan informasi sebagai pelengkap dari apa yang telah disampaikan.

   Ø  Interruption poin of clarification (minta diperjelas), hal ini dilakukan untuk memperjelas masalah, agar tidak terjadi perdebatan pendapat yang menajam dalam persidangan.

    Ø  Interruption poin of personal prevelage (permintaan untuk pembersihan nama).

               

f.     Prosedur Dan Contoh Dalam Pengetukan Palu

Dalam persidangan, palu sidang mempunyai peranan penting untuk kelancaran sidang. Mulai dari penempatan, pemegangan sampai pada penggunaan / ketukannya pula mempunyai etika sendiri, apabila salah menggunakan atau mengetukan palu sidang bisa mengakibatkan ketegangan-ketegangan diantara audien yang ada. Adapun penggunaan atau ketukan-ketukan palu sidang adalah sebagai berikut:

Ø  Satu kali (1x) ketukan digunakan untuk :

1.    Menerima dan menyerahkan pimpinan sidang

2.    Mengesahkan keputusan poin per-poin

3.    Memberikan perhatian peserta sidang untuk tidak gaduh

4.    Menschorsing atau mencabut kembali schorsing sidang yang hanya 1x15 menit

5.    Mencabut kembali / membatalkan ketukan terdahulu yang dianggap keliru.

Contoh dalam menggunakan palu antara lain sebagai berikut:

Ø  Menerima dan Menyerahkan Pimpinan Sidang

Dengan mengucapkan lafadz Bismillah………… palu sidang saya terima, ketuk palu 1x (tok,,,,,) kemudian mengucapkan salam. Atau dengan mengucapkan lafadz Alhamdllah………… palu sidang saya serahkan kepada pimpinan siding/presidium sidang yang lain, ketuk palu 1x (tok,,,,).

Ø  Mengesahkan keputusan poin per-poin

Apakah sepakat / setuju didalam forum sidang ini tidak boleh merokok. Apabila peserta menyatakan sepakat / setuju maka ketuk palu 1x (tok…..).

Ø  Menschorsing atau mencabut kembali schorsing sidang yang hanya 1x15 menit

Dengan mengucapkan lafadz Bismillah………… sidang saya schor / Schorsing saya buka selama 1x15 menit dari pukul…… s/d pukul….. ketuk palu 1x (tok,,,,). Atau dengan mengucapkan lafadz Alhamdllah………… Schorsing saya tutup , ketuk palu 1x (tok,,,,).

Ø  Dua kali (2x) atau Tiga kali (3x) ketukan digunakan untuk :

1.    Membuka/menutup sidang atau acara sidang

2.    Mengambil keputusan dan mengesahkan hasil sidang akhir secara keseluruhan

3.    Menschorsing atau mencabut kembali schorsing sidang yang hanya 2x15 atau 2x30 menit.

Contoh dalam menggunakan palu antara lain sebagai berikut:

Ø   Membuka/Menutup Sidang atau acara sidang

Dengan mengucapkan lafadz Bismillah………… sidang / acara pada hari, tanggal, dan Tema saya nyatakan resmi dibuka, ketuk palu 3x (tok, tok, tok,,,) kemudian mengucapkan salam. Atau dengan mengucapkan lafadz Alhamdllah………… sidang / acara………, resmi saya nyatakan ditutup. Ketuk palu 3x (tok, tok, tok,,,,).

Ø   Menschorsing atau mencabut kembali schorsing sidang yang hanya 2x15 atau 2x30 menit.

Dengan mengucapkan lafadz Bismillah………… sidang saya schor / Schorsing saya buka selama 2x15 atau 2x30 menit dari pukul…… s/d pukul….. ketuk palu 2x (tok,tok,,,). Atau dengan mengucapkan lafadz Alhamdllah………… Schorsing saya tutup , ketuk palu 2x (tok,tok,,,).